איך שומרים על האיזון בין העסק לבין החיים האישיים
פתחת עסק? מזל טוב! עכשיו אין לך בוס על הראש שיגיד לך מתי להגיע לעבודה ומתי לסיים, מה נכון ומה לא נכון לעשות, כמה שעות לעבוד ועוד. בעסק שלך את הבוסית של עצמך ועל פיך ישק דבר! אז איך ניתן לנהל עסק ויחד עם זאת לשמור על האיזון שבין העסק לבין החיים האישיים? לשמירת האיזון ולמען הסדר הטוב יש לקבוע כללים לאופן ביצוע העבודה בעסק. זה דורש משמעת עצמית! אבל בהחלט אפשרי ליישם זאת! המשיכי לקרוא את הפוסט כדי לדעת איך לעשות זאת!
שעות פעילות של העסק
בין אם העסק הוא דיגיטלי ובין אם העסק הוא עם כתובת פיזית שאליה מגיעים לקוחות. חשוב מאוד להגדיר מראש את שעות הפעילות של העסק, לעצמך וגם ללקוחות. חשוב לא פחות לעמוד בזמנים שהגדרת ולא לחרוג מכך.
למה לעצמך? כי גם לך יש חיים אישיים! סופי שבוע, טיולים, זמן משפחתי, חברות בילויים או אפילו סתם בלי סיבה מיוחדת כי לא מתאים לך לשמוע אף אחד ואת רוצה זמן איכות עם עצמך.
למה ללקוחות? גבולות שמורים על סדר ואירגון. קביעת זמן מוגדר לשעות פעילות העסק יוצר סדר ושומר על הגדרת גבולות עבודה ברורים למול הלקוחות שלך. הרי את לא חברה של הלקוחות, את מספקת להם שירות/מוצר שהם צריכים/רוצים.
נכון שגם את צריכה את הלקוחות- הרי ללא לקוחות אין לך פרנסה. אבל אל תשכחי לרגע את עצמך. אל תהיי זמינה ללקוחות שלך 24/7, הם ייקחו אותך כמובנת מאליה ולא יעריכו את הזמן שלך. תהיי זמינה ללקוחות שלך בשעות הפעילות של העסק או בזמן שהגדרת מראש למול הלקוחות שלך.
תפרסמי את שעות פעילות העסק בכל מקום שניתן: אתר אינטרנט, פייסבוק, אינסטגרם, גוגל העסק שלי, לינקדאין, הודעה אוטומטית בוואטסאפ ובכל מקום אחר שאת רואה לנכון.
זיכרי! זמנך הוא לא הפקר!
ניהול יומן אישי ועיסקי
היומן משמש ככלי עזר לניהול הזמן העסקי שלך וגם הפרטי. הכניסי ליומן העיסקי את כל האירועים הקשורים לעסק – פגישות, כנסים, השתלמויות ועוד.
הכניסי ליומן האישי את כל האירועים האישיים- ימי הולדת, ימי נישואין, איסוף ילדים מהמסגרות, אירועים משפחתיים ועוד.
לאחר שתזיני את הכל אז תוכלי לסנכרן בין שני היומנים על מנת שזה יופיע לך כיומן אחד בצבעים שונים.
תיעדוף משימות
חלקי את המשימות שלך לפי מידת החשיבות/דחיפות לפי הסדר הבא:
1. הכיני רשימה של כל המשימות שיש לך לבצע.
2. מייני את המשימות לפי חשיבות/דחיפות.
3. יאללה לעבודה! המשימה הראשונה לביצוע תהיה זו בעלת החשיבות/דחיפות הגבוהה ביותר.
4. מחקי מהרשימה את המשימה שבצעת והמשיכי למשימה הבאה. (תאמיני לי שזה נותן סיפוק).
מודל זה של אירגון המשימות לפי סדר חשיבות/דחיפות יעזור לך באירגון יום העבודה. עבודתך תנוהל באופן שטוף ונוח יותר לביצוע. ברגע שתאמני את עצמך לעשות זאת בכל יום, את תראי שכל המשימות הדחופות כבר לא קיימות בזכות זה שעמדת בלוח זמנים של המשימה.
ניהול דוא״ל / מיילים
חלק ניכר מהעבודה של העידן הנוכחי נערך במייל ולכן צריך לדעת כיצד לנהל זאת בדרך הטובה והנוחה ביותר:
1. תגללי מטה עד למייל הראשון שהתקבל, ומשם תתחילי לטפס מעלה.
2. תפתחי תקיות לפי נושאים ולשם תמייני את המיילים שכבר טופלו.
3. השאירי את המיילים שטרם טופלו בתיבת הדואר הנכנס – להמשך טיפול, כך תבטיחי לעצמך שלא תשכחי לטפל במייל.
4. בכל תוכנת מיילים ניתן לקטלג מיילים לפי צבעים. לכל צבע אפשר לתת שם אחר, לדוגמה: אדום – דחוף, כחול – בטיפול וכדומה.
תשלומים וגבייה
1. תקבעי לך לוח זמנים קבוע של טווח תאריכים, לרוב זה יהיה תחילת חודש ו/או סוף חודש, קחי בין 3/4 ימים שבהם את מתמקדת אך ורק בתשלומים לספקים, משכורות וגבייה מלקוחות.
2. גביית כספים מלקוחות מחייבת מעקב. לשם כך, חשוב לרשום ביומן תזכורת לשלושה ימי קדימה, כדי לבדוק אם קיבלנו את התשלום, במידה ולא אז לשלוח תזכורת ללקוח. ישנן מערכות אוטומציה שיכולות לסייע ו״להוריד״ את המשימה הזו ממך.
3. בעת שליחת החשבונית ללקוח, ניתן לציין את תנאי התשלום שלך, את אפשרויות התשלום שאת מקבלת ואת התאריך האחרון לתשלום.
4. השתדלי לגבות תשלום מלא מראש או לפחות תשלום חלקי, כל זאת לפני אספקת השירות/מוצר. כמובן שזה נעשה בידיעת הלקוח ובהסכמתו.
5. כדי לעודד תשלום מראש, תוכלי להחליט על מתן הנחה קטנה ללקוח. הלקוח מרוצה ואת חוסכת התעסקות עם גבייה.
6. אחרי כל מה שניסית הלקוח עדיין לא משלם? קורה. לא להתרגש מזה. פשוט תתקשרי אליו/ תשלחי הודעה ותתזכרי אותו.