*מתאים למי שמנהלת עסק מהבית.
פתחת עסק?- מזל טוב! את עובדת מהבית, אבל מה עושים? הרי אין לך בוס על הראש שיגיד לך מתי להגיע לעבודה ומתי לסיים, מה נכון ומה לא נכון לעשות, כמה שעות לעבוד ועוד. בעבודה מהבית את הבוסית של עצמך ועל פיך ישק דבר! אז איך ניתן לנהל עסק מהבית ויחד עם זאת לשמור על האיזון שבין העסק לבין הבית? לשמירת האיזון ולמען הסדר הטוב יש לקבוע כללים לאופן ביצוע העבודה מהבית. זה דורש משמעת עצמית! אבל בהחלט אפשרי ליישם זאת! המשיכי לקרוא את הפוסט כדי לדעת איך לעשות זאת!
 
שעות פעילות של העסק
בין אם העסק הוא דיגיטלי/ אינטרנטי (את עובדת מהבית) ובין אם העסק הוא פיזי עם כתובת שאליה מגיעים הלקוחות. חשוב מאוד להגדיר מראש את שעות הפעילות של העסק, לעצמך וגם ללקוחות שלך. חשוב לא פחות לעמוד בזמנים שהגדרת ולא לחרוג מכך.
למה לעצמכך? כי גם לך יש חיים אישיים! סופי שבוע, טיולים, זמן אישי, משפחתי, חברות, בילויים, או אפילו סתם בלי סיבה מיוחדת, כי אחר הצהריים לא מתאים לך לשמוע אף אחד ואת רוצה זמן איכות עם עצמך.
למה ללקוחות? גבולות שומרים על סדר וארגון. קביעת זמן מוגדר לשעות פעילות העסק יוצר סדר ושומר על הגדרת גבולות עבודה ברורים למול הלקוחות שלכן.
הרי אתן לא חברות של הלקוחות. אתן מספקות להם שירות/ מוצר שהם רוצים/ צריכים!
נכון, גם אתן צריכות את הלקוחות- הרי הם מקור הפרנסה שלכן, אבל אל לכן לשכוח ולו לרגע את עצמכן. אל תהיי זמינה ללקוחות שלך 24/7, מצב זה עלול להוביל לפגיעה נפשית ובריאותית, לחץ וכאבי ראש. בנוסף, הלקוחות שלך ייקחו אותך כמובנת מאליה ולא יעריכו אותך ואת הזמן שלך. תהייזמינה ונגישה ללקוחות בשעות הפעילות של העסק ו/או בזמן מוגדר שקבעתן למתן מענה ללקוחות. תיידעי את הלקוחות על שעות פעילות העסק ו/או מתן מענה ללקוחות בכל דרך אפשרית. תפרסמי את השעות והזמן המוגדר שקבעת בכל מקום שיש בו את פרטי העסק: אתר אינטרנט, פייסבוק, גוגל העסק שלי, אינסטגרם, לינקדאין ובכל מקום אחר שאת רואה לנכון. ניתן להגדיר זאת גם בוואטסאפ העסקי (ובאפליקציות נוספות)- הודעה אוטומטית הנשלחת ללקוחות מחוץ לשעות הפעילות. 
זכרי! זמנך הוא לא הפקר, זמן שווה כסף!
 
ניהול יומן עסקי ואישי
היומן משמש ככלי עזר לניהול הזמן העסקי שלכן וגם הפרטי.
הכניסי ליומן העסקי את כל האירועים הקשורים לעסק- פגישות, כנסים, השתלמויות ועוד.
הכניסי ליומן האישי את כל האירועים האישיים- ימי הולדת, ימי נישואין, איסוף הילדים מהמסגרות, אירועים משפחתיים ועוד.
לאחר שתזיני את הכל אז תוכלי לסנכרן בין שני היומנים על מנת שזה יופיע לך כיומן אחד. 

אל תשכחי לשמור לך זמן משפחה קבוע כמו: ארוחת ערב שבועית של כולכם יחד, טיול משפחתי ועוד.
 
תעדוף משימות
חלקי את המשימות שלך לפי מידת החשיבות ומידת הדחיפות שלהן לפי הסדר הבא:
1. הכיני רשימה של כל המשימות שיש לבצע.
2. מייני את המשימות לפי חשיבותן- מהמשימה החשובה ביותר ועד למשימה הפחות חשובה.
3. יאללה לעבודה! המשימה הראשונה לביצוע, תהיה זו בעלת החשיבות הגבוהה ביותר והדחופה ביותר לביצוע.
4. מחקי את המשימה שבצעת מרשימת המשימות והמשיכי למשימה הבאה אחריה (לפי חלוקת החשיבות).
 
מובטח לך סיפוק אדיר לאחר סיום משימה ומחיקתה מהרשימה, נסי זאת!
מודל זה של ארגון המשימות לפי סדר חשיבותן ודחיפותן יעזור לך בארגון יום העבודה. עבודתך תנוהל באופן שוטף ונוח יותר לביצוע. 

ברגע שתאמני את עצמך לעשות זאת בכל יום את תיווכחו שכל המשימות הבהולות כבר לא קיימות בזכות זה שעמדת בלוח הזמנים של המשימה.
 
ניהול דוא”ל/ מיילים
חלק ניכר מהעבודה של העידן הנוכחי נערך בדוא”ל/ מייל ולכן צריך לדעת כיצד לנהל זאת בדרך הטובה והנוחה ביותר:
1. לגלול עד למטה, למייל הראשון שהתקבל, ומשם להתחיל לטפס מעלה.
2. פיתחי תיקיות לפי נושאים ולשם תמייני את המיילים שכבר טופלו.
3. השאירי את המיילים שטרם טופלו בתיבת הדואר הנכנס- להמשך טיפול, כך, תבטיחי לעצמך, שלא תשכחי לטפל בהם.
4. בכל תוכנת מיילים בתיבת דואר נכנס, ניתן לקטלג מיילים לפי צבעים. לכל צבע אפשר לתת שם אחר, לדוגמה: צבע אדום- דחוף, צבע כחול- בטיפול וכדומה.
 
תשלומים וגבייה
1. סגרי לך לוח זמנים קבוע של טווח תאריכים, לרוב זה יהיה תחילת חודש ו/או סוף חודש, קחי בין 3-4 ימים שבהם את מתמקדת אך ורק בתשלומים לספקים, משכורות וגבייה מלקוחות.
2. גביית כספים מלקוחות מחייבת מעקב. לשם כך, חשוב לרשום ביומן תזכורת לשלושה ימים קדימה, כדי לבדוק אם קיבלנו את הכסף, ואם לא אז לשלוח תזכורת ללקוח. ישנן מערכות אוטומציה שיכולות לסייע ו”להוריד” א המשימה הזו ממך.
3. בעת שליחת החשבונית ללקוח, ניתן ואף רצוי, לציין את תנאי התשלום שלך, אפשרויות התשלום שאת מקבלת ואת התאריך האחרון לתשלום.
4. השתדלי לגבות תשלום מלא ו/או 50% לפני מועד אספקת השירות או המוצר, בידיעת הלקוח ובהסכמתו.
5. כדי לעודד תשלום מראש, תוכלי להחליט על מתן הנחה קטנה ללקוח. הלקוחות מרוצים ואת חוסכת התעסקות עם גבייה בסוף החודש.
6. אחרי כל זה הלקוח עדיין לא משלם? קורה. לא להתרגש מזה. פשוט הרימי אליו טלפון, ייתכן כי בכל פעם הוא פשוט שוכח.
 
בעידן כמו שלנו עם טכנולוגיות כל כך מתקדמות זה מאוד פשוט לעשות הפרדה בין העסק לחיים האישיים. אז תעשי את זה!
 
יש לך טיפים נוספים? ספרי לי בתגובות מטה 🙂